إجراءات وطرق الشراء

  الخطوة التفصيلية التي يتبعها المسؤلون في وظيفة الشراء أثناء ممارسة الأعمال المتكررة .

وتنبع أهمية تحديد الأجراءات من كونها الأداة التي تساعد في توحيد طرق العمل وتحقيق التكامل والأتقان في الأداء، تخفف الجهود الذهنية،  وتمكن من أحكام الرقابة،  وقياس الأداء،  والإسراع في الإنجاز كما كانت الإجراءات مبسطة.

  

المميزات التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بإجراءات الشراء

 

1-الإجراءات ليست هدفا لذاتها ولكنها وسيلة لإنجاز عمل بأفضل طرق أيسرها وأدقها.

2-سهولة فهم الأجراءات وتدوينها ونشرها على العاملين

3-  تحديد الاختصاص لكل خطوة  للرقابة وتحديدها  المسؤولية ومن ثم إمكانية المساءلة .

4- مراعاة المرونه بحيث يمكن تعديل الإجراءات إذا لزم الأمر

5-أن ترعى الإجراءات السليمة الاقتصاد والتكاليف مع عدم التضحية بسلامة تأدية الأعمال .

6- أن تسهل الإجراءات  التنسيق والإتصال بين مختلف الجهات في  المنظمة

 

ب- خطوات إجراء الشراء:  mesures   procédure acheter

1- استقبال الطلبات وتحديد الاحتياجات:

la réception des demandes et d'identifier les besoins

2- تحديد طريقة الشراء:

3- Déterminer la méthode de passation des marchés

4- اختيار مصادر الشراء:

5- Choix des sources d'approvisionnement

6- إصدار أمر الشراء:

 l'émission bon de commande

- متابعة أمر الشراء: Suivi du bon de commande

- الاستلام والفحص: Réception et inspection

- مراجعه الفواتير والأحتفاظ بسجلات :

révision  facturation   Et tenir des registres

 

وتتمثل أهم السجلات الرئيسية الخاصة بواظيفة الشراء فيما يلي :

1-    سجل أوامر التوريد

2-     سجل الأصناف variétés d'enregistrement

3-    سجل الموردين Fournisseurs Inscription                          

4-       العقود contrats

5      - سجل المتابعة suivi

 

طرق الشراء:  méthodes de passation des marchés

 

طريقة المنافسات أو المناقصات

Méthode de la concurrence ou des offres

   Pratiqueالممارسة

achat direct

المفهوم العام للمناقصهLe concept général de l'offre

 هو انها : دعوة  لجميع الافراد والمنظمات الراغبين في التعامل مع المنظمة ممن تتوافر فيهم الشروط التي تؤهلهم لهذا التعامل مع إعطائهم فرصة متساوية ومعاملتهم على قدر المساواة. 

وتنقسم المناقصات إلى نوعين هما : المتناقصهة العامه والمتناقصه المحدوده ،، سوف يتم توضيح ذلك

 

هي مجموعة من الاجراءات تهدف إلى دعوة  عامة للموردين للإشتراك في عملية  موضوع المناقصة ، ويجب أن يعلن عنها إعلانا عاما،  يتيح لكل من يرغب من الافراد والمنظمات للإشتراك في المناقصة عن طريق التقدم بعرض، فهي تقوم أساسا على مبدأ المساواة كما أنها تقوم على مبدأ الحرية المنافسه بين المتناقصين .candidats

 

تمر إجراءات الشراء بالمناقصة العامة : بعدة مراحل رئيسية :

 

المرحلة الأولى : تحديد المواصفات والشروط : Phase I: spécifications et conditions:

تقوم لجنة ذات خبرة بالأصناف المطلوب توريدها بوضع مواصفات تفصيلية عن كل صنف أو عمل ، ويجوز الاستعانة  في وضع المواصفات بالفنين من الجهات الإدارية الأخرى.

 

 : الإعلان عن المناقصة:l'annonce de l'appel d'offres

تختص وظيفة الشراء بالإعلان عن الأصناف المطلوبة في الوقت المناسب دون تأخير بحيث يكون هناك وقت كافي لإعادة المناقصة إذا لزم الأمر.

assurance التأمينات

تنص لائحة المناقصات للمشتريات الحكومية على ضرورة تقديم تأمين ابتدائي مؤقت مع كل عرض ، مع إعفاء الهيئات والشركات التي تساهم الحكومة في رأس مالها من تقديم هذا التأمين.

المرحلة الربعة : تقييم العروض وتحتوي هذه المرحلة على مرحلتين فرعيتين وذالك من خلال لجنتين:

اللجنة الأولى:  وهي من خلال فتح المظاريف .

اللجنة الثانية:  لجنة البت في العروض.

أ‌-        لجنة فتح المضاريف:

تشكل هذه اللجنه  بقرار من رئيس مجلس الإدارة  أو من يناظرة في المصلحة الحكومية  من عدد من الأشخاص الذين تتناسب مواقعهم الوظيفية مع أهمية المناقصة . وتتمثل مهام في هذه اللجنة في :

1)    التأكد من مطابقة العروض المقدمة للشروط والمواصفات المالية والفنيه المحددة في الإعلان.

2)    تصحيح ما يوجد من أخطاء مادية في العروض مثل اختلاف السعر بالأرقام عن الحروف ، حيث يرجح السعر المكتوب بالحروف .

3)    تفريغ بيانات العروض المستوفاة للشروط في القوائم المعدة لذلك ، وترتيب هذه العروض ترتيب تصاعديا وقفا للأسعار المدونه بها ، والتوقيع على هذه المكشوف .

تشكل هذه الجنه بقرار من مجلس الإداره بالشركة  أو يكون في لأئحه المشتريات  والمخازن بالمنظمات الحكومية ، ويكون من حق هذه اللجنه الاستعانة  بمن تراه من الفنينين المتخصصين إذا طلب الأمر ذلك .وتتمثل مهام هذه اللجنةفي

le prix de l'offre

 

 باختيار صاحب العرض الأقل سعرا ، ويجوز للجنة مفاوضة صاحب العرض الأقل سعرا في الحالتين :

الأولى : في حالة أرتفاع أقل العروض سعرا عن مستوى أسعار السوق بشكل ظاهر . فإذا أمتنع صاحب العرض يجوز للجنه التفاوض مع من يليه .

الثانية : في حالة إذا كانت شروط العروض الأقل سعرا تختلف عن شروط الجهة صاحب المناقصة ,,, فإذا لم يقتنع صاحب العرض يجوز للجنة التفاوض مع من يليه.

 

2-إلغاء المناقصة : Annuler l'appel d'offres

إلغاء المناقصة بقرار من صاحب الصلاحية بعد النشر عنها وقبل البت فيها إذا تم الاستغناء عنها نهائيا.

 يجوز إلغاء المناقصة في إحدى الحالات التالية:

 Peut annuler l'appel d'offres dans les cas suivants:

 ·      حاله العرض الوحيد، إلا إذا كانت حاجة العمل لا تسمح بإعادة طرح المناقصة من جديد فهنا يجوز للجنة التوصية بقبول هذا العرض

·      إذا كانت العروض المقدمة غير مناسبة سواء من حيث الأسعار ، أو الشروط أو المواصفات

·      إذا كانت نتيجة المناقصة سلبية ، أو لم يتقدم أحد

·      إذا كانت قيمة العرض الأقل تزيد عن قيمة السوق ، وتم رفض التفاوض من قبل صاحب العرض 

 

المرحلة الخامسة : تقوم وظيفة الشراء بعد أختيار صاحب العرض بتحرير العقود وأوامر الشراء ، ويكلف باستكمال التأمين النهائي ، وذلك من تأكد من جدية صاحب العرض المختار في تنفيذ الأعمال المطلوبة