إجراءات الاستلام

 تمر عملية استلام الأصناف داخل المستودعات بمرحلتين هامتين هما:

·      الاستلام المؤقت للأصناف.

·      الاستلام النهائي للأصناف.

 الاستلام المؤقت للأصناف:La réception provisoire des variétés

تتم عملية الاستلام المؤقت للأصناف وفقا لما يلي:

1-   المعاينة الأولية أو المبدئية للأصناف المستلمة.

2-   فتح الطرود الواردة ووضع محتوياتها في صناديق أو حاويات خاصة.

3-   جرد محتويات الشحنة ومطابقتها وقيدها في مذكرة الاستلام المؤقت للأصناف.

4-   فحص المواد أو الأصناف المستلمة وتحديد صلاحيتها للاستخدام ومطابقتها للمواصفات.

الاستلام النهائي للأصناف:La réception définitive des variétés

في حالة سلامة الأصناف المستلمة ومطابقتها للمواصفات المطلوبة يتم ما يلي:

1-   تحرير مذكرة الاستلام النهائي للأصناف.

2-   إدخال الأصناف المستلمة للمستودعات وتخزينها حسب الأماكن المخصصة لها.

3-   قيد الأصناف المستلمة في بطاقة الصنف الخاصة بالمستودع.

إجــراءات الصرف:Procédures d'échanges

        تتم إجراءات صرف المواد من المستودعات وفقا لطلبات معتمدة، وتصدر تلك الطلبات لتلبية احتياجات الوحدات الإدارية أو وحدات الإنتاج في الشركة أو المصنع وفقا لما يلي:

صلاحيات صرف الأصناف / المواد:Pouvoirs des articles de change / matières

        لا يتم صرف المواد من المستودعات إلا بعد تحديد السلطة أو الجهة المخولة باعتماد أوامر الصرف وفقا لما يلي:

1-   تحديد الموظفين الذين لهم حق توقيع مستندات الصرف.

2-   تحديد الإجراءات اللازمة لصرف المواد.

3-   تحديد الأصناف المستديمة والأصناف المنتهية.

عمليات الصرف من المستودعات:

هناك نوعان رئيسيان لعمليات الصرف هما:

1-   صرف الأصناف للوحدات الإدارية الداخلية.

2-   صرف الأصناف لعملاء الشركة أو المصنع.

ويتم صرف الأصناف لتلك الجهات وفقا لما يلي:

1-   تقوم الإدارة الطالبة بتعبئة نموذج طلب صرف مواد تحدد فيه الكميات المطلوبة والغرض من الصرف.

2-   يقوم أمين المستودع بتحضير المواد المطلوبة للتسليم.

3-   إعداد نموذج استلام مواد مصروفة.

4-   خصم الكميات المطلوبة من بطاقة الصنف.

5-   تسليم المواد / الأصناف للجهة الطالبة.

إجراءات إرجاع الأصناف:Procédures articles retournés

        في بعض الحالات يتم إرجاع الأصناف من الإدارات والوحدات المختلفة إلى المستودعات لانتفاء حاجتها لتلك الأصناف وفي هذه الحالة يتم ما يلي:

1-    تقوم الإدارة الراغبة في إرجاع المواد أو الأصناف بتعبئة محضر إرجاع أصناف تحدد فيه اسباب إرجاع الأصناف.

2-    عند إرجاع المواد للمستودعات يتم فحصها وتحديد الأصناف التي انتهت صلاحيتها والأصناف التي يمكن إعادة استخدامها أو إصلاحها.

3-    عند التأكد من صلاحية المواد المرجعة للاستخدام يتم تعبئة مذكرة استلام أصناف رجيع.

4-    يتم إضافة الأصناف المرجعة لبطاقة الصنف.

  

النماذج المستودعية:modèles entrepôt

من أهم النماذج المستخدمة في مجال المستودعات النماذج التالية:

·      محضر استلام أصناف وفحص مؤقت.

·      مذكرة استلام.

·      مستند صرف أصناف.

·      بطاقة صنف.

·      مستند إرجاع أصناف.