أهداف و مسؤوليات وظيفة الشراء:

 -     استمرارية العمل: continuité d'activité

-     إن المحافظة على مستوى مناسب من كميات المشتريات و ضمان تدفق هذه المواد بالترتيب و التوقيت المناسب يضمن للمؤسسة انتظام العمل وعدم توقفه بما يساعد على استمرارية المؤسسة.

-     تعزيز المركز التنافسي للمؤسسة:

-     Améliorer la position concurrentielle de l'institution

 ويتم ذلك من خلال تحقيق عدة مزايا منها الحصول على مواد ذات جودة مناسبة لإنتاج سلع بجودة مناسبة أيضاً, و بيع هذه السلع بالسعر المناسب, و إنتاج كميات من السلع تغطي حاجة السوق من السلع بشكل مناسب, و حسن المعاملة مع الموردين والمسوقين...إلخ.

-     الشراء بكميات مناسبة: Acheter des quantités suffisantes

     بمعنى أن تكون متوافقة مع احتياجات المؤسسة بحيث لا تزيد هذه الكمية عن الحاجة مما يؤدي إلى تجميد الأموال ولا تقل عما هو مطلوب بحيث يؤدي إلى توقف العمل.

 

-     اختيار مصادر التوريد و الشراء المناسبة:

-     Sélection des sources d'approvisionnement et des achats de approprié

      وذلك عن طريق المفاضلة من الموردين و اختيار أفضلهم من حيث الالتزام بمواعيد التوريد و الالتزام بمستوى الجودة وتقديم أفضل للأسعار.

   

-     تحسين العلاقات مع الموردين:

-      améliorer les relations avec les fournisseurs

   من خلال الوفاء بالالتزامات المطلوبة تجاههم مما يؤدي إلى ثقتهم وتعاونهم مع المؤسسة عند الحاجة.

    

  التنسيق مع الإدارات و الأقسام الأخرى داخل المؤسسة: كما سنبين ذلك في موضع لاحق.

مسؤوليات وظيفة الشراء Responsabilités de la fonction d'achat

       و يمكن ذكر أهمها كما يلي: 

-     وضع وتطوير سياسات مناسبة للشراء:

-     Développement de politiques appropriées pour acheter

 تستطيع المؤسسة من خلالها توفير احتياجاتها من المستلزمات بأسهل الطرق و أفضل الشروط.

    و عند التحدث عن السياسات الشرائية, فنكون بصدد التحدث عما يمكن إتباعه لتنفيذ عملية الشراء أو في سبيل تحقيق الهدف العام وهو توفير مستلزمات الإنتاج بأقل التكاليف, و من أمثلة هذه السياسات:

·      سياسة الشراء بكميات قليلة, كبيرة, متوسطة؛

·      la politique d'approvisionnement en petites quantités, grandes, moyennes

·      سياسة الشراء بحسب الحاجة؛

·      la politique d'approvisionnement en fonction des besoins

·      سياسة الشراء المقدم للتخزين, للمبادلة, للتصنيع...

·      politique d'achat soumis à magasin, pour échanger, pour la fabrication

·      و السياسة المتعلقة بمصادر الشراء, و هل تعتمد الشراء على أساس الجودة أم على أساس السعر.

-     مسؤولية القيام بالدراسات و البحوث التي تهدف إلى:

1-             التنبؤ و جمع المعلومات عن الأسواق و الحالة السوقية و التنافسية؛

2-             جمع المعلومات المتعلقة بالمواد و مستلزمات العمل و الإنتاج المتوفرة في الأسواق و التي تحتاجها المؤسسة من أجل استمرار العمليات الإنتاجية؛

3-             دراسة اتجاهات أو مستويات الأسعار المتعلقة بالمواد و المستلزمات؛

4-             دراسة كميات المواد في الأسواق و مستويات الجودة و المواصفات المتعلقة بها؛

5-             دراسة البدائل و المستلزمات البديلة (ذات الكفاءة الفنية و الاقتصادية) التي يمكن أن تحل محل المواد الأخرى.

-     مسؤولية مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الوظائف الأخرى في المؤسسة, و فيما يلي يمكن بيان كيفية ممارسة وظيفة الشراء لهذه الوظيفة: 

1-             إن طلب الشراء عبارة عن تقدير الحاجة و الكمية من المواد و السلع من الجهة الطالبة والعمل على توفير هذه المواد الأولية, ولذلك يجب التأكد من مطابقة طلب الشراء للسياسة الشرائية المتبعة من فبل المؤسسة؛

---

1-             إن المغالاة في الكمية معناها طلب كميات كبيرة تزيد عن حاجة الوحدة لتضمن لنفسها استمرارية العمل,  ولذلك فإن وظيفة المشتريات يهمها أن تتأكد بأن الكمية المطلوبة هي الكمية التي تفي بمتطلبات الإنتاج لفترة زمنية

            اكتشاف الإسراف في استهلاك المواد: إن وظيفة الشراء هي المصفاة التي ترد إليها الطلبات من جميع الوظائف و الأقسام التي تستخدم المواد المطلوبة, فإذا وجدت هذه الوظيفة أن مادة من المواد يتم طلبها بشكل كبير و سريع, و بكميات تزيد عن المعقول وعن الطلبات السابقة لهذه المادة و المسجلة في السجلات, علما أن كميات الطلب على هذه المادة تقريبا ثابتة و إنه لم يحدث أي تغيير على تركيب المادة فإن وظيفة المشتريات يمكن أن تكتشف أن هناك سوء استخدام لهذه المادة؛

1-             التأكد من صحة المواصفات و الحدّ من المغالاة في الجودة: هناك اتجاه عام كون كل مؤسسة تحاول قدر الإمكان الحصول على أفضل و أجود المخرجات, و بالتالي فإن عليها أن تحصل على أفضل المدخلات, فقد يحدث تدقيق كبير في مواصفات المادة بحيث يجعلها مادة نادرة يوفرها مورد واحد فقط أو عدد محدود من الموردين مما يؤدي إلى ارتفاع ثمن هذه المادة أو إلى صعوبة توفيرها.

فإذا أمكن الاقتصار على المواصفات الأساسية و إلغاء بعض التعقيدات في المواصفات, فيمكن أن تتوفر هذه المادة عند أكثر من مورد و الحصول عليها بسعر منخفض, وهذا لا يؤدي إلى ارتفاع تكاليف هذه المادة, بمعنى آخر يجب التأكد من أن مواصفات المواد المطلوبة تحقق الجودة المطلوبة من قبل المؤسسة, بحيث لا تكون بمستوى جودة منخفض مما يؤدي إلى إنتاج رديء الجودة أو لا بمستوى جودة مبالغ فيه فتؤدي إلى زيادة التكاليف الشراء.

1-             التأكد من اكتمال المعلومات و عدم وجود نقص فيها أو نقص في المواصفات الواردة في طلبات الشراء و الوصف غير الدقيق لبعض المستلزمات

-     الجدولة الزمنية للمشتريات: Planification des achats

إن وظيفة الشراء هي المسؤولة عن جدولة المشتريات حيث تقوم بوضع جدول زمني لتوفير احتياجات المؤسسة من المستلزمات المختلفة و في المواعيد المطلوبة و المحددة.

1-             فمن ناحية الأولويات: priorités

2-              يمكن أن يأتي العديد من الطلبات إلى وظيفة الشراء من العديد الوظائف والأقسام, ولكن المخصصات المالية قد لا تكتفي لتلبية حاجة الجميع الأقسام و بالتالي فعلى وظيفة الشراء صنع جدول أولويات يحدد حاجة كل إدارة أو كل قسم بشكل منظم كي يعطي كل إدارة أو قسم حقه و خلال المدة التي يستحقها؛

من ناحية الزمن: temps

 فالجدولة الزمنية ترتبط بناحيتين هما:

 حاجة المنشأة les facilités nécessaires

و قدرتها على الاستيعاب La capacité d'absorption

[1]؛ القدرة المالية للمؤسسة.[2] La capacité financière

-     تحديد مستويات المخزون الثلاثة: [3] Identifier les niveaux de stocks de

-      

1-             الحدّ الأعلى: limite supérieure

 وهو أكبر كمية ممكنة من مادة معينة يمكن أن تتوفر في المخازن في لحظة معينة, أو أنه أقصى ما يصل إليه المخزون من حيث الكمية في أي لحظة معينة, أو أنه أقصى ما يصل إليه المخزون من حيث الكمية في أي لحظة من الزمن.

نقطة إعادة الطلب: point de commande

1-             و هي الكمية التي عندها يتم إعادة طلب عدد معين من المواد التي تحتاجها الجهة الطالبة و تكون بالكمية الاقتصادية, ويفترض أن تكون هذه الكمية عند وصولها إلى نقطة إعادة الطلب إلى نقطة إعادة الطلب كافية لاستمرار الإنتاج لحين وصول الكمية الجديد دون الحاجة إلى استخدام مخزون الطوارئ فهي كمية تعتمد على الاستخدام اليومي و على الفترة التي تحتاج إليها حتى تصل إليها المواد الجديدة.

2-             حدّ الأمان: mesure de sécurité

 وهو الحد الذي يجب عدم تجاوزه في حالة انخفاض المخزون, و إلا أصبح هناك خطر يهدد بتوقف العمل بالمؤسسة.

-     إصدار أوامر لتوريد (الشراء): Les commandes

 وهو عبارة عن نموذج مطبوع أو مكتوب يصدر عن وظيفة المشتريات في المؤسسة المشترية إلى المؤسسة الموردة يتضمن الموافقة أو القرار بشراء كمية معينة بسعر معين و في وقت معين.

-      

-     مراجعة و تدقيق عقود الشراء للتأكد من سلامتها القانونية؛

vérification des contrats d'approvisionnement pour s'assurer de l'intégrité du juridique

-     إقرار مصير المواد الموردة: Adoption du sort des matériaux fournis

-      حيث يتم إقرار القبول أو الرفض للبضاعة الموردة نتيجة عمليتي الاستلام و الفحص.

تنظيم و حفظ السجلات للمواد المشتراة