مفهوم مراقبة المخزون

        الرقابة هي قياس وتصحيح الأداء للتأكد من تحقيق الأهداف المقررة للشركة أو المنشأة تهدف إلى التأكد أن ما يتم تحقيقه هو المخطط له أصلا، كما تهدف إلى تنفيذ الخطط الموضوعة ومراقبة تنفيذها.

         وبشكل عام فإن مراقبة المخزون هي عملية تصميم الطرق والوسائل التي تكفل التحقق من أن عمليات صرف وتأمين المواد تتم وفقا لخطة موضوعة لتحقيق أهداف المنشأة والاستفادة من مواردها إلى أقصى حد ممكن.

أهداف مراقبة المخزون:Les objectifs de la gestion des stocks

·      استمرارية تدفق المواد لتغذية خطوط الإنتاج وتزويد الإدارات والأقسام باحتياجاتها بما يضمن استمرارية العملية الإنتاجية.

·      مراعاة أن يكون الاستثمار في المخزون وتكلفة المواد عند أدنى حدٍ ممكن، شريطة عدم التأثير على استمرار عمليات الإنتاج أو تنفيذ المهام المتعلقة بالإدارات.

مهام مراقبة المخزون:Tâches de contrôle des stocks

تتلخص مهام إدارة / قسم مراقبة المخزون في المهام التالية:

1-   تحديد مستويات التخزين لكل صنف، ومستويات التخزين هي الحد الأدنى والحد الأعلى وحد الطلب.

2-   تحديد الكمية الاقتصادية للشراء، وهي الكمية التي يتم طلبها عندما يصل رصيد المخزون لحد الطلب.

3-   إخطار إدارة المشتريات بإعادة شراء الصنف عند وصول رصيده لحد الطلب.

4-   معرفة أرصدة المستودعات من الأصناف وقيمها الإجمالية مع إعداد البيانات والتقارير اللازمة عن المخزون.

5-   مراقبة حركة الأصناف بتحديد الأصناف سريعة الحركة أو بطيئة الحركة أو الراكدة.

6-   القيام بأعمال الجرد ومطابقة الأرصدة الدفترية والأرصدة الفعلية من الأصناف المتوفرة في المستودعات.

7-   تحديد مشكلات المخزون وأسباب حدوثها من حيث الأصناف المكدسة أو المفقودة أو التالفة.

  

8-   مسك البطاقات والنماذج المستودعية الخاصة بمراقبة المخزون وحفظها.

9-   الحد من الأصناف المتشابهة في المستودعات.

10- تزويد الإدارات ذات العلاقة بالبيانات والتقارير المستودعية اللازمة عن المخزون.

11- الاشتراك في لجان الجرد.

12- حفظ الوثائق الخاصة بالعهد سواء عهد الموظفين أو الإدارات والأقسام.

13- حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر بيعها أو إصلاحها أو إتلافها.

التنظيم الإداري لمراقبة المخزون:

يتأثر التنظيم الإداري الداخلي لمراقبة المخزون ببعض العوامل من أهمها:

·      ماهية الأنشطة والمهام التي تقوم بها مراقبة المخزون، فكلما زادت المهام التي تقوم بتأديتها تطلب ذلك تعدد الأقسام والوحدات الإدارية المرتبطة بها لتنفيذ تلك المهام.

·      يساهم حجم العمل في تحديد التنظيم الإداري الخاص بمراقبة المخزون، فكلما قل حجم العمل كان التتنظيم الإداري لمراقبة المخزون محدودا وبالعكس، فكلما زاد حجم العمل تطلب ذلك عددا أكبر من العاملين والوحدات الإدارية لتحقيق كفاءة عمليات الرقابة.

·      الامتداد الجغرافي الذي تغطيه الخدمات المستودعية.

·      كمية الأصناف المخزنة.

التبعية الإدارية لمراقبة المخزون:

        تعتبر مسؤولية مراقبة المخزون من أهم المسؤوليات التضامنية بين العديد من الإدارات داخل المنشأة أو الشركة كإدارة المشتريات وإدارة المستودعات والإنتاج والمالية، ومن الناحية التنظيمية فإن مراقبة المخزون تتبع إدارياً لإدارة الشؤون المالية أو إدارة المشتريات، حيث إنها الجهة الوحيدة التي تقوم بتغذية المستودعات بالأصناف والمواد، إلا أن مراقبة المخزون تتبع إدارياً في الكثير من الشركات والمنشآت التجارية لإدارة الشؤون المالية.

 

العاملون في مجال مراقبة المخزون:

 

أولاً:    مدير قسم / وحدة مراقبة المخزون:

        يتولى الإشراف على أعمال القسم وضمان تحقيق مراقبة المخزون للمهام والمسؤوليات المناطة بها.

ثانياً:   أخصائي مراقبة مخزون:

يقوم بإعداد الدراسات الخاصة بتحديد الكميات الاقتصادية للشراء وتحديد مستويات المخزون واعداد التقارير الخاصة بحركة الأصناف وحالة المواد والأصناف المخزنة إضافة لما يكلف به من مهام في مجال مراقبة المخزون.

ثالثاً:   مراقب مخزون:Surveillance magasin

يتولى مسك بطاقة الصنف وإثبات قيود استلام الأصناف وصرفها وإرجاعها واستخراج أرصدة المخزون ومراجعة القيود وحفظ المستندات بطريقة منظمة، إضافة لما يكلف به من مهام في مجال مراقبة المخزون.

رابعاً:   مراقب عهد:Surveillance période

يتولى مسك بطاقات العهد سواء كانت عهد الموظفين أو عهد الإدارات والأقسام وإثبات القيود الخاصة بها كما يقوم بمتابعة العهد وما يطرأ عليها من تعديل.