ماهية الجرد

        يقصد بعملية الجرد للمخازن هو مراجعة الكميات المخزنة من الأصناف المختلفة وتتم بطريقة منتظمة أو على فترات.

         كما يعرف الجرد على أنه حصر الموجودات من مخزونات وعهد حصرا فعليا بالعد أو الوزن أو القياس ومن مطابقتها مع أرصدة البطاقات أو السجلات وتسجيل أي عجز أو زيادة.

 ما تشمله عمليات الجرد:inventaire

تشمل عمليات جرد المستودعات والمخازن النقاط التالية:

·      التأكد من صحة السجلات المتوفرة في المستودعات.

·   مقارنة الموجود الفعلي من الأصناف المخزنة في المستودعات مع الأرصدة المقيدة في السجلات.

أهمية الجرد:Importance de l'inventaire

تتلخص أهمية القيام بعمليات الجرد في النقاط التالية:

1-  التأكد من سلامة العهد واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة اكتشاف فروقات في الأصناف سواء بالعجز أو الزيادة.

2-    منع العبث بالأصناف الخاصة بالشركة بالسرقة أو التلاعب.

3-    اكتشاف الأصناف الراكدة أو المكدسة أو التالفة.

4-  حصر قيم موجودات الشركة لإثباتها في الحساب الختامي للتعبير بدقة عن الموقف المالي للشركة.

5-    تحديد نقاط القوة والضعف في نظام وإجراءات الرقابة على المخزون.

 أنواع الجرد:Types de inventaire

الجرد الكلي:inventaire total

        وهو الذي يتم بجرد جميع الأصناف دفعة واحدة كل عام.

الجرد الكلي المستمر:Inventaire total continue

        وهو جرد جميع الأصناف في المخازن بصفة مستمرة على مدار العام.

الجرد الجزئي:inventaire partiel

        وهو الذي يتم بجرد بعض أصناف المخزون والعهد المستديمة بطريقة فجائية وفي مواعيد غير محددة.

متطلبات تنفيذ عملية الجرد:Exigences pour application de l'inventaire

يتطلب تنفيذ عملية الجرد عدداً من الاستعدادات الرئيسية من أهمها:

1-    ضرورة تحديد تاريخ بداية الجرد ونهايته.

 Déterminer la date du début et de la fin de l'inventaire

2-    تشكيل لجنة للقيام بعملية الجرد.

 Formation d'un comité de procéder à un inventaire

3-    إيقاف عمليات الاستلام والصرف من المستودعات.

 Désactiver la réception et l'échange d'entrepôts

4-    تحديد كيفية معالجة الفروقات بين الأصناف.

 Déterminer comment gérer les différences

إجراءات جرد المستودعات:Procédures pour les entrepôts de stocks

لضمان تنفيذ عمليات جرد المستودعات بكفاءة فإن على لجنة الجرد إتباع الإجراءات التالية:

1-    قفل أرصدة الأصناف التي سيتم جردها في بطاقة الصنف.

2-    في حالة اتباع الجرد الكلي تقوم لجنة الجرد بإغلاق أبواب المستودعات.

3-    القيام بجرد الأصناف صنفا صنفا دفعة واحدة.

4-  إثبات الموجود الفعلي لكل صنف في الحقل المخصص لذلك في بطاقة الجرد.

 

5-    إثبات الأرصدة القيدية من واقع بطاقات الصنف.

6-    تتم إعادة الجرد مرة أخرى في حالة وجود فروقات في رصيد أي صنف.

7-  تقوم لجنة الجرد بدراسة أسباب وجود الفروقات في المخزون سواء كانت نتيجة لأي من الأسباب التالية:

·      العوامل الطبيعية.Les facteurs naturels

·      السرقة أو التلف المتعمد.Vol ou détérioration volontaire

·      أخطاء الوزن أو العد.Poids ou comptage des erreurs

·      أخطاء التسجيل.Les erreurs de registre

·      الصرف بدون التسجيل في بطاقة الصنف.

 Exchange sans catégorie de carte d'enregistrement

·      أخطاء في عملية الجرد.

 Erreurs dans l'inventaire des processus

8-  إعداد تقرير نهائي بنتائج الجرد متضمنا التوصيات التي تراها لجنة الجرد لحل مشكلات المخزون.