تقارير مراقبة المخزون

        هو عرض الحقائق الخاصة بموضوع ما أو مشكلة معينة، عرضا تحليليا مبسطا مع ذكر الاقتراحات والتوصيات التي تتفق مع نتائج ذلك التحليل.

 أهمية التقارير:l'importance des rapports

1-   التقارير من الوسائل الفعالة في نقل المعلومات والبيانات بالدقة المطلوبة.

2-   تساعد التقارير المديرين على اتخاذ القرارات لما توفره لهم من معلومات.

3-  تمكن التقارير من التنبؤ بالمستقبل وما يمكن الإعداد له من أعمال باعتبارها أوعية معلومات وبما تتضمنه من توصيات واقتراحات.

4-   تمكن المدير من التعرف على المشكلات ووضع الحلول العملية لها.

5-  يمكن الاعتماد على التقارير عند تنفيذ عناصر العملية الإدارية من تخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة.

أنواع التقارير:Types de rapports

1-  التقارير الدوريةrapports périodiques

 وهي تقارير تقدم في فترات زمنية محددة مسبقا كأن تكون نهاية كل شهر أو ربع سنوية أو نصف سنوية ... الخ.

2-  تقارير سير العملLes rapports d'activité

 هي تقارير تقدم فور الانتهاء من كل مرحلة من مراحل العمل، وعادة ما تستخدم في المشاريع الهندسية والعمرانية.

3-  تقارير الفحصrapports de contrôle

 هي تقارير الغرض منها تحليل الأوضاع الماضية والحاضرة ( لإيجاد حلول مستقبلية وللمساعدة في التخطيط واتخاذ القرارات ).

4-  تقارير التوصية Rapports recommandation

هي تقارير الغرض منها إجراء دراسة حول موضوع معين أو مشكلة معينة وإعطاء مقترحات وتوصيات بشأن ذلك الموضوع أو تلك المشكلة.

الشروط الموضوعية والشكلية في كتابة التقارير:

أولاً: الشروط الموضوعية في كتابة التقارير:

        على معد التقرير مراعاة الشروط الموضوعية التالية:

1-  وضوح أسلوب التقرير باستخدام العبارات والكلمات البسيطة والسهلة.

2-  مراعاة التسلسل المنطقي في عرض الأفكار والمعلومات والبيانات.

3-  استخدام الأشكال والرسومات والصور.

4-  إبراز النقاط الرئيسية وتنظيمها وتوضيحها في التقرير.

5-  أن يكون التقرير مشوقاً ومقنعاً.

6-  الابتعاد عن المبالغة والتهويل.

7-  مراعاة المعالجة الموضوعية للأفكار.

8-  أن تكون لغة التقرير مفهومه وواضحة للقارئ.

ثانياً: الشروط الشكلية في كتابة التقارير:

1- الورق الملائم:

 يجب أن يكون الغلاف من الورق المقوى لإعطاء التقرير مظهرا جيدا، وأن تكون كتابة التقرير على حجم الورق الشائع A4 ( 21سم × 29.7سم ) وأن يكون لون الورق المستخدم أبيض ناصعاً.

2- تنسيق التقرير:Coordination du rapport

 يجب على معد التقرير ترك هوامش في أعلى وأسفل الورقة وعلى يمين ويسار الورقة بين 3-5سم، ولا بد من ترك مسافات سطرية بين الفقرات مع استخدام خطوط عريضة لتوضيح العناوين والفقرات الرئيسية، وكذلك استخدام الأشكال والرسومات البيانية عند الحاجة لتوضيح نقطة معينة.

 

3-  أجزاء التقرير: يتكون التقرير من الأجزاء التالية:

 صفحة الغلاف: Page de couverture

وتحوي اسم الشركة وعنوان الإدارة المعدة للتقرير إضافة لعنوان التقرير

·   قائمة المحتويات: Table des matières

وهي قائمة يحدد من خلالها أسماء الموضوعات التي سيتم تناولها في التقرير وأرقام الصفحات الخاصة بكل موضوع.

المقدمة:introduction

 يقوم كاتب التقرير من خلال المقدمة باستعراض الخطوات التي قام بها لإعداد التقرير إضافة لأهم المشكلات التي تعرض لها خلال قيامه بكتابة التقرير وأهم البيانات والمعلومات التي استند عليها عند قيامه بكتابته

·   صلب التقرير: corps du rapport

وهو الجزء الذي يتم من خلاله استعراض جميع النقاط الخاصة بموضوع التقرير.

·   النتائج والتوصيات:Résultats et recommandations

 النتائج هي أهم النقاط التي توصل لها معد التقرير وعادة ما تكون تلك النتائج مؤشراً لحدوث مشكلة ما أو لتحقيق نجاحات معينة وفي هذه الحالة يجب عليه أن يضع التوصيات المناسبة لكل نتيجة على حدة.

·   الخاتمة:conclusion

 خاتمة التقرير هي ملخص لأهم النتائج والتوصيات التي توصل لها كاتبه.

·   الملاحق: 

هي البيانات والوثائق التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير ويرى كاتبه أن هناك حاجة لأن تكون مرفقة به لكي يطلع عليها القارئ.

·   قائمة المراجع:Une liste de références

 هي القائمة التي توضح أسماء الكتب أو التقارير التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير.