التسيير العقلاني لعملية الشراء

reconnaissance de la nécessité -الاعتراف بالحاجة:

       إن جميع معلومات الشراء تبدأ بالاعتراف بالحاجة أي يجب توصيفه بدقة لكي تعرف جميع الجهات على الأصناف المراد شراؤها, وهذا يستدعي مراقبة و متابعة المخزونات بطريقة دائمة للتأكد من عدم وجود الأصناف المطلوبة في المخازن لتفادي التكرار في الشراء و يجب معرفة مسبقاً الطاقة المتاحة للتخزين لمعرفة الكمية التي يمكن استيعابها و معرفة آجال التسليم و شروطه...إلخ.و

 في بعض الأحيان تكون هناك حالة طلب مستعجلة وهذا راجع لنفاذ المخزونات لسوء تحديد مستوى المخزون الأمان أو خطأ في التقدير الاحتياجات.

 

اختيار مصادر الشراء: Choix des sources d'achat:

   اختيار مصدر الشراء المناسب الذي يمكن الحصول منه على الأصناف المرغوب فيها وهذا يتطلب بحث واسع عن الموردين المحتمل التعامل معهم و جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات المتعلقة بهم, تمهيداً لاختيار أفضلهم بعد القيام بتقسيمهم, فيقوم الشراء بإعداد قائمة للموردين المحتملين الذين يتوافر لديهم العنصر المطلوب شراؤه, إلى جانب بعض العناصر التي تهم المورد المختار

 مثل: المرونة اتجاه طلبات الزبائن, علاقته التجارية, قوته المالية, و استقراره و احترامه المطلق للعقود التجارية, شروط الدفع.و عوماً فإن أحسن و أفضل مورد بالنسبة للمؤسسة هو الذي يوفر المادة المطلوبة بالنوعية المحددة و في الوقت المناسب و بسعر معقول و مقبول و يضع كل قدرته في البحث و التطوير لصالح المؤسسة.

 
بعد القيام باختيار أفضل مصدر للشراء تأتي الخطة الموالية و هي إصدار أمر الشراء الذي يعتبر أداة قانونية لها قيمتها لأنها عقد يرتبط المؤسسة و المورد, و يتضمن أمر الشراء المعلومات التالية: 

---

إصدار أمر الشراء: La délivrance d'un bon de commande

بعد القيام باختيار أفضل مصدر للشراء تأتي الخطة الموالية و هي إصدار أمر الشراء الذي يعتبر أداة قانونية لها قيمتها لأنها عقد يرتبط المؤسسة و المورد, و يتضمن أمر الشراء المعلومات التالية: 

-     إسم و عنوان المؤسسة؛

-     Nom et adresse de l'établissement

-     رقم الطلبية؛N/commande

-     إسم و عنوان المورد؛

-     Le nom et l'adresse du fournisseur

-     وصف كمي للأصناف و المواد المطلوبة؛

-     Description quantitative des articles et des matériaux nécessaires

-     تاريخ الاستلام و شروط الدفع.

-     La date de réception et de paiement

كل هذه المعلومات تعتبر مهمة لأنها تحدد الشروط العامة للشراء و يجب المحافظة عليها لكونها تتمثل مصدر للمعلومات الداخلية يمكن الرجوع إليها مستقبلا ووثيقة إثبات يمكن استعمالها في حالة وجود خلاف أو نزاع بين الطرفين.

---

: Réception et inspection

       على المورد أن يقوم بتسليم الأصناف المتفق عليها في أمر الشراء, وفقاً لشروط المتفق عليها, مع مراعاة المواصفات و الآجال المحددة, حيث يقوم الشراء بإشراف على استلام الأصناف و إبداعها في مخازن المؤسسة و يعتبر نشاط الاستلام عمل كتابي بطبيعته و يتمثل في إعداد تقرير يصف أنواع وكميات المواد التي تتضمنها الشحنة المستلمة و بعدها تجري عمليتين ضروريتين.

la quantité de commande -1

       و هي مجموعة العمليات التي بواسطتها تبين طبيعة و كمية المواد, و حالتها و تاريخ استلامها و مطابقتها مع المواصفات المحددة و هذا بإجراء عملية العدّ لمختلف المواد للتأكد من الكمية المستعملة قد استكملت العدد.

contrôle de la qualité -2 

       و هدفها هو مراقبة مطابقة الأصناف و المواد المستلمة مع عقد الشراء و من ثم مراقبة النوعية و هذا بإجراء اختبار على عينة معينة حسب خصائص محددة مسبقاً. فإذا كانت رقابة النوعية إيجابية يعد تقرير يصف أنواع و كميات المواد التي تضمنتها الرقابة و إعلام الجهات المعنية بسلامة و مطابقة المواد للمواصفات المحددة, أما في حالة وجود رقابة سلبية للمواد توجد حالتين:

-     استرجاع المشتريات الفاسدة إلى المورد؛

-     Récupérer les achats de corruption au fournisseur

-     إجراء عقوبات جزائية ضد المورد مع الاحتفاظ بالمواد الفاسدة و بشكل عام, توضع في متناول المصالح المعنية تقارير مراقبة النوعية الموجودة في وثيقة الاستلام.

control de facture و الاحتفاظ بالسجلات:

       يتولى الشراء عملية مراجعة الفواتير, على أساس الاستلام الفواتير هو الدليل على أن المورد قد قام فعلاً لشحن المواد المتفق عليها, و هذه الخطوة تعتبر ضرورية لعملية المتابعة و لكون الاستلام و مراجعة الفواتير يمثل جزء من مسؤولية من قام بالشراء.

و في حالة وقوع أخطاء فإنه من واجب الشراء الاتصال بالمورد لغرض تصحيح الخطأ و إجراء التعديلات اللازمة, و هذا من أجل القيام بتسجيل كل العمليات اللازمة و مراقبة الإجراءات الداخلية بالمؤسسة. و في الأخير يتم الاحتفاظ بالسجلات لجميع إجراءات الشراء, و السبب في ذلك أن الجزء الأكبر من صفقات الشراء في المؤسسة الإنتاجية يمثل طلبات متكررة, و من ثم تقوية ملف الموردين في عمليات شراء جديدة, و من ناحية أخرى فإن طلبات الشراء هي في الواقع مستندات و من ثم ينبغي الاحتفاظ بها إلى أن تنتهي الآثار القانونية المترتبة عليها.